信息文书与档案管理_01概述Word

　　内容涉及信息工作,文书的种类、体式和稿本,文书的撰制,文书组织工作,文书处理与管理,档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用与编研,专门档案与特殊载体档案,电子档案。

　　文书与档案管理

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　　第1章 概述

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　　第一节 信息和信息工作概述 秘书是单位中的重要职务。秘书每天都 会收到大量的信息，发出大量的信息。 这些信息是领导决策和其他工作的依据 和基础，也是秘书的主要工作内容，因 此，现代秘书应当牢固的掌握信息、信 息工作的基础理论和基本技能，并能在 实际工作中灵活运用。

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　　一、信息的概念 信息是事物存在的方式或运动的状态的直接或间 接的反映。 20世纪90年代以来，信息化浪潮席卷全球。信息、 能源与材料已成为人类社会的三大资源。在新的 技术革命中，信息及时新技术革命的起点，又是 人类从工业化走向信息化的动力和桥梁。世界著 名的未来学家阿尔温 托夫勒预言：谁掌握了信息， 控制了网络，谁就掌握了整个世界。在美国、日 本等一些经济发达的国家中，信息已成为一种巨 大的产业。

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　　【小资料】 日本在第二次世界大战后，尤其是近些年来所以能够迅 速发展，原因之一就是他们拥有灵敏高效的信息系统， 这些信息系统遍布世界各地，快速捕捉各种信息，作为 制定本国发展决策的依据。美国哈佛大学教授、美日关 系研究室主任埃兹拉 沃格尔在他所著的《日本——世界 第一》一书中，提出了这样的见解：“如果只举出一个 原因来说明日本的成功，那就是不间断地、集体地对知 识的追求。日本的经理人和国民各阶层中间，都把学习 和追求知识、信息看作是毕生最重要的事情。”“日本 人似乎都有一种本能的想法——从别人那里可以学到点 什么? 所以每年都有几百万日本人到外国去，为了寻求和 学习自己不懂和有用的东西，而在世界上到处奔跑。”

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　　《亚洲周刊》1996年12月曾报导《日本将成为情报大 国》。新签署的《日美安保条约》给日本带来的深刻变 化是：日本防卫厅即将增设独立的“统合情报本部”。 这个新的情报本部有1650名工作人员，今后将扩充到 2000人。 “统合情报本部”主要工作是对全国六个“监听站”获 得的电子情报进行汇总和分析。这个新情报总部的设立 将结束日本战后几十年里在军事情报方面对美国军事情 报部门的依赖。这是日本国防政策的重大变化，引起了 国际关注。“统合情报本部”从1997年1月起运行，它强 化了情报工作和培养高素质的情报人员，提高情报系统 的综合分析能力。它的工作分为四个方面：分析研究各 国保安、国防政策；分析邻近国家动态；了解世界其他 各国情况以及通讯电波部门。

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　　日本过去进行军事扩展，而现在对外进行经济扩 张，情报可以说一向是日本的生命线。日本情报 收集以和几十年前

　　大不一样，单枪匹马的秘密作 业方式已逐渐势微，情报收集大多已公开化，变 成一场比技术、比装备、比金钱的竞赛。日本是 亚洲最大的电子侦察、卫星接收、电讯窃听、密 码破译的基地。日本掌握着世界最高水平的汉语 破译技术，约有1000人参与电波的窃听与破译工 作。因此，对于中国发生的某些政治事件，他们 能够及早得知。

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　　在我国，改革开放以来，“信息”可以说 是当今社会使用最多、最广、最频繁的词 汇之一。信息的地位和作用显得越来越重 要。信息已经深入到各个领域和工作领域。

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　　二、信息的特征 信息与能源、材料已成为人类社会的三大 资源，但信息与物质、能源相比，有诸多 的特殊性，主要表现为： 客观性 信息是事物变化和状态的客观反映，真实、 准确是信息的本质特征，也是信息的生命 所在。如果信息失真，就会导致判断错误、 决策失误，酿造不良后果。

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　　共享性 萧伯纳曾说：“你有一个苹果，我有一个苹果， 我们相互交换苹果，每人仍然只有一个苹果。然 而，你有一种思想，我有一种思想，我们彼此交 换思想，那我们将同时拥有两种思想。”信息也 具有共享性的特点。信息的利用不存在“你多我 就少”的竞争关系，不同的使用者往往可以同等 程度地共享某一信息。信息不会因使用者的使用 而减少或消失，而是可以跨越时间和地域界限， 被不同的需求者所提取和利用。例如全球的互联 网用户共同享用网上提供的信息。共享性是信息 的一种本质特性。

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　　3.统计资料 备有与企业相关的国内外经济技术统计资料。如 《世界经济资料》、《统计季刊》、《世界经济 信息统计汇编》、《中国企业监督》等。 4.地图集 地图集不仅提供详细的地图，而且还提供其他方 面的信息，如土壤、气候条件等。 5.档案 在工作、社会活动中形成的，有保存价值的，以 备查找的文字、图像、声音及其他各种载体形式 的原始记录。

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　　6.名录 名录有机构名录和人名录。机构名录收录的是机构名称及其概况介 绍，包括机构宗旨、组织结构、业务、工作范围、人事、资信等； 人名录收录的是各领域知名人士的个人资料，包括姓名、学历、职 称、国别、工作单位、从事的专业、主要成就等。 7.内部文献 指业务信息资料、本企业或本行业的现实情况资料 8.有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编。 可获得关于人口、贸易、税收、法律等信息。 9.广告材料和宣传品 广告和宣传品可以使人们了解新产品和新技术的市场行情和发展趋 势，了解一些重要会议和商业活动信息。

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　　第二节 文书工作概述 一、文书工作 文书工作是以文书制作、办理、立卷为业 务内容，服务于国家机关、社会团体、企 业单位领导和职能活动的行政辅助性工作。 文书工作可分为三个环节：即文件的形成、 处理和管理。文件的形成，是文书工作的 前提环节；文件的处理，是文书工作的中 心环节；文件的管理是文书工作的归结环 节。

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　　文书工作的任务和内容 文书工作的基本任务是：根据工作的需要 和客观实际，高质量地形成机关的公文， 科学地组织和准确地处理机关的公文，有 秩序而安全地进行公文运转，完整而妥善 地保管公文，正确地发挥公文的作

　　用，有 效地推进机关工作，为领导工作服务，为 社会主义现代化建设服务。

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　　文书工作的基本内容包括文书的撰制、传递、办理和处 置、管理等，具体工作环节如下： 1.文书的撰制，包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、 用印(签署)等。 2.文书的传递，包括接受登记、分发、分装、投递及其 渠道的选择等环节。 3.文书的办理，包括拟办、批办、承办、注办等环节。 4.文书的处置，包括清退、暂存、销毁、整理归档等环 节。 5.文书的管理，包括加工编辑、组织传阅、催办、查办、 各个环节的登记以及对文书的日常管理、提供利用等环 节。

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　　(二)文书工作的机构设置 文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人， 管理机构是各级党政机关办公厅(室),并设立 文秘部门或者配备专职人员负责文书处理工作。 文书工作担负的不是机关的某一项专业职能，而 是综合职能，因此，文书部门是综合机构即秘书 部门的一个组成部分。比较大的机关单位，一般 设立文书工作的专门机构，如办公厅(室)下设 秘书处(室)、信访处(室)、机要室(室)、 打字室、收发室等。比较小的基层机关单位，不 设专门文书工作部门，只设办公室、秘书室，由 一二名专职或兼职人员负责文书工作。

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　　(三)文书工作的特点 1.科学性 文书工作必须有严密和合理的组织形式，有严格明确的 行文制度，有形成、处理、管理文件的前后衔接的工作程序，有用 途各别的文种及其特定的体式与严谨的结构，有规范的语言要求等。 2.政治性 文书工作直接地忠实地为机关领导工作服务，为加强党 的建设服务，为实现社会主义现代化服务。 3.机密性 在形成、处理和管理文件的过程中，要严格遵守保密制 度，确保党和国家秘密的安全。 4.实践性 文书工作的实践性非常强，文件的制发、处理、管理都 是由专门的部门来完成的。而文件的制发与传递的过程中要由专门 的文书工作人员来进行制发、处理、管理，这种文书工作具有很强 的实践性。 5.实效性 文书工作程序较多，环环相扣，首尾相衔，每道程序， 每个环节均应应重视实效，注意工作效率。

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　　(四)文书工作的基本原则和要求 2000年8月24日，国务院发布的,国家行政机关公文处 理办法(以下简称《办法》)指出：“公文处理应当 坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、 安全。”“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规 和其他有关规定，确保国家秘密安全。” 根据上述精神，文书工作应遵循的基本原则是：坚持实 事求

　　是、反映客观实际；精简公文，官僚主义、形式主 义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。 文书工作的具体要求是：准确，及时，安全，保密。要 做到严肃认真，一丝不苟，及时迅速，注重时效，不搞 公文旅行，严格执行保密制度，防止失密，泄密。

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　　你学过哪些文书工作方面的知识？

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　　(五)文书工作的作用 文书工作的作用是由文书工作的基本特性决定的； 同时，它又是其特性在社会活动中的体现。文书 工作的作用主要体现在以下几个方面。 1.积累作用。文书工作以文书的形成、传递、 办理、处理和管理为中心内容，而文书又是社会 活动的真实记录，是档案的前身。文书无论在现 实活动中还是在历史进程中，都具有凭证性和依 据性。文书工作的积累是人类历史得以延续的重 要环节，也是积累信息资源和文化财富的重要渠 道。

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　　2.助手作用。在社会组织中，文书工作是 党政领导和职能部门不可缺少的助手。领 导的工作意图、决策和措施，大多是在文 书部门提供信息、提出建议的基础上酝酿 形成的，在领导决策的实施中，在调查研 究、分析综合、追踪反馈等工作环节中， 文书工作的助手作用更是明显。文书工作 虽然本身不参与领导决策，但它通过形成、 办理、管理文书，来帮助领导行使职权。

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　　3.纽带作用。作为一个单位，其信息的传 递和工作之间的交流是通过文书工作部门 来实现的。党和国家的方针、政策、法规、 法令都是通过文书工作传递到基层至群众 中，使各个机关单位的工作统一于国家领 导之下，大部分的信息沟通、思想交流、 意见交换等都是通过文书工作来完成的。 所以，文书工作是各个机关和各个工作部 门传递信息和处理关系的纽带。

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　　第三节 档案工作概述 档案工作 档案工作也称档案管理，或档案管理工作， 简单地说就是用科学的原则和方法管理档 案，为党和国家的各项工作服务。档案工 作是一项政治性、服务性、机要性、科学 性很强的工作，是加强党的建设，实现社 会主义现代化，开展历史研究，进行各项 工作的重要工具。

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　　档案工作的任务和内容 档案工作的基本任务是：坚持集中统一管 理档案的原则，建立国家档案工作制度； 科学地管理档案，大力开发档案信息资源； 逐步实现档案管理的现代化，使档案工作 更好地为党的总任务、总目标服务，为建 设社会折椅物质文明和精神文明服务。

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　　档案工作的基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、 保管、统计、提供利用等工作，这就是通常所说的档案 工作六环节。其中，收集、整理、

　　鉴定、保管、统计五 个环节叫做基础工作环节，属于档案工作的内容。提供 利用环节是档案工作的目的，属于服务工作的内容。前 面五个环节的基础工作是为利用工作提供物质基础和基 本条件的，没有基础工作便无法开展利用工作；利用工 作直接体现档案工作的目的和方向，它既反映基础工作 的成果，也向基础工作提出要求，没有利用工作，基础 工作就失去存在的意义和工作的目标。二者相辅相成， 互相促进。当然，随着档案工作的变化，近年来，检索、 编研工作已成为独立的工作内容，因此，档案工作由 “六大环节”发展为“八大环节“。

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　　档案工作的机构设置 档案工作由于是为全社会进行服务的，因此机构的设置 较为复杂。主要有四类机构： 档案室 档案室是各机关、团体、企事业单位等统一保管和管理 本机关档案的内部组织机构，是整个机关工作的组成部 分。主要为本机关单位的工作活动服务，并向国家档案 馆移交具有长久保存价值的档案。档案室一般有七种类 型：即机关文书档案室，科技档案室，影片、照片、录 音、录像等特种档案室，人事档案室，会计档案室，综 合档案室以及档案信息中心等。 档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关的全部档 案，为本机关各项工作和生产服务，并定期将具有长远 保存价值的档案向档案馆移交。

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　　档案馆 档案馆是党和国家集中保管档案材料的基地，是 国家法定的专门永久保管档案的机构。它属于各 级党委和政府的科学文化事业机构，档案馆事业 是科学文化事业的重要组成部分。在我国，档案 馆的设置可以分为：中央级档案馆、地方档案馆 和专业档案馆。 档案馆的基本任务是：收集党和国家需要长远保 管的档案和有关资料，加以整理、编目、保管和 研究并提供利用。

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　　3.档案科研、教育、宣传、出版机构 为了加强档案科研、教育、出版和宣传工作，促 进档案工作协调发展，国家建立有档案科研、教 育、宣传、出版机构。档案科研机构有各级各类 档案科研所和群众性学术团体。档案教育机构有 档案大中专学校和培训中心。档案出版机构有中 国档案出版社。 4.档案行政管理机构 档案行政管理机构是党和国家领导、监督和检查 档案工作的管理机构，其职能是对档案馆、档案 室的业务工作进行管理。

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　　(三)档案工作的特点 1.管理性 档案工作是一项管理性、科学性、专门性的业务工作， 具有独立的专业体系，是国家科学文化事业管理的组成部分。 2.服务性 档案工作是在科学管理档案的基础上，提供档案信息为

　　各项工作服务，满足社会对档案的利用需要。 3.政治性 档案内容是一个国家、政党、集团的历史真实记录，体 现了一定的阶级关系和阶级利益，档案工作具有较强的政治性。 4.机要性 档案涉及国家的政治、经济和各种利益，有些档案在一 定时间和范围内需要适当保密，以维护国家的安全和人民的利益。 档案工作者必须树立保密观念，保护党和国家的秘密。 5.文化性 档案是重要的文化资源，是社会文化的组成部分。档案 工作肩负着保存档案这一历史文化遗产的任务，具有利用档案发展 科学文化的作用。

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　　(四)档案工作的基本原则和要求 1.档案工作的基本原则：《中华人民共和国档案法》 (以下简称《档案法》)规定：“档案工作实行统一领 导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社 会各方面利用。”全国档案工作实行统一领导、分级管 理是我国档案工作的组织原则和管理体制，维护档案的 完整与安全是档案工作的基本要求。只有维护档案的完 整和安全，才能充分发挥档案的作用，满足社会对档案 的需要。 2.档案工作的具体要求：完整、安全，有效。完整，即 档案的收集要做到齐全完整，没有疏漏。安全，主要是 保证档案的物质安全和政治安全，防止自让和人为的损 坏，不丢失，不泄密。有效，即能够有效地提供利用， 充分发挥档案的作用。

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　　(五)档案工作的作用 1.档案工作维护了机关工作的历史面貌，为以后了解工作基础提供 了便利。档案工作同保管档案保留了机关同昨的历史面貌，查阅档 案就可以了解一个机关的具体人力、物力、财力情况，了解具有的 具体优势和面临的具体问题，便于制定具体的全哦女工作任务、措 施和方法等，使工作取得好的效果，避免空对空和盲目武断，从而 避免工作的失误与损失。 2.档案工作为借鉴经验教训创造了方便。档案不仅直接反映了机关 的工作活动情况，也直接或间接地总结和放映了机关工作的经验教 训。查阅档案，借鉴经验教训，可增长智慧和能力，增强现实工作 的效果。 3.档案工作为澄清、解决有关问题提供了作证材料。档案因是有关 工作等情况的直接记录，具有物证意义和原始价值，因此在澄清和 解决有关问题时，可避免当事人或关系人记忆不准、人为歪曲，影 响问题恰当解决的现象，从而保证问题处理结果的合理与公正。

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　　知识链接 文书工作和档案工作的关系 文书是档案的来源和基础，档案是文书的转化和归宿。 文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延 续和发展。文书工作不仅直接关

　　系到档案工作的质量， 档案工作作好了，也会对文书工作产生积极的作用，促 进文书工作的的进一步完善和提高。通过档案工作，可 以发现文书处理工作中存在的不足。如文件材料的质量， 立卷归档是否齐全完整，分类组卷是否科学规范等。所 以文书工作和档案工作相互联系、相互渗透、相互作用 的，只有文书和档案两项工作有机结合起来，才能收到 事半功倍的效果。在当代办公自动化系统中，文件处理 与档案管理实际成为了一个连续统一的过程，在现代信 息技术的高速发展的背景下实行文书处理和档案管理一 体化，是文书档案工作的必然趋势。

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　　联网视频 回眸2009-泰州市城建档案馆工作回顾

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　　思考题 1. 信息的概念是什么？信息必须依附于载体吗？ 2. 信息有哪些基本特征？为什么要了解这些特征？ 3. 举一些例子说明停息的重要性。 4. 你是如何认识秘书工作的重要性和特点的？ 5. 秘书的信息工作和其他的信息机构的工作有什么不同？ 6. 作为一名秘书，怎样强化自我的信息意识？ 7. 秘书的信息工作主要有哪几个环节秘书信息工作的流程是怎样 的？

　　讨论题 1.“秘书信息工作”这门和其他秘书课程，如档案管理、文书写作 有何联系？ 2.你觉得如何才能学好秘书信息工作这门课？如何才能做好信息工 作？

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　　祝学业进步！ 心想事成！