信息文书与档案管理_09档案的整理、保管与统计Word

　　内容涉及信息工作,文书的种类、体式和稿本,文书的撰制,文书组织工作,文书处理与管理,档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用与编研,专门档案与特殊载体档案,电子档案。

　　第九章 档案的整理、 保管与统计

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　　第一节

　　档案的整理

　　一、档案整理概述 档案整理是档案管理工作的重要基础环节，经 过整理零散无序的档案，使之成为一个系统的整 体，档案的鉴定、保管、检索、利用各个工作环 节才能顺利开展。 档案分为文书档案，科技档案(基本建设、 科学研究、设备仪器、产品档案),会计档案、 人事档案、诉讼档案等专门档案以及照片档案、 音像档案、电子档案等特殊载体档案。不同种类， 不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整 理原则相同，即“遵循文件的形成规律，保持文 件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 利用”。

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　　(一)档案整理的概念 档案整理就是对收集的零散文件材料或需要进 一步条理化的档案进行分类、排列、编目，使 之系统化，建立档案实体秩序，使档案从杂乱 到系统、由无序变有序的过程。 (二)档案整理的内容 档案整理内容是：区分全宗、全宗内档案分类、 归档文件的整理和编目 (三)档案的分类整理 档案整理的重点是全宗内档案的分类。档案按 载体分为纸质档案和特殊载体档案。

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　　1.纸质档案，按门类分为文书(党群、行政类)档案、 科技档案、专门档案。

　　(1)文书档案是机关档案的主体。 (2)专门档案采用专门的分类方法进行分类，如会计 档案分为会计综合、会计报表、会计账簿、会计凭 证、工资册等类。 (3)科技档案，按科技文件材料的种类分类：如按工 程项目分类，以一个基建工程项目的全部科技文件 材料为单位进行分类，适用于基建设计、施工单位 的科技文件材料的分类；按型号分类，以一种产品 和设备的全部科技文件材料为单位进行分类，主要 适用于产品、设备等科技文件材料的分类；按课题 分类，以一个科研课题的全部科技文件材料为单位 进行分类，主要适用于科学研究、科技文件材料的 分类；按时间分类，以记载科技文件材料内容的时 间为标准进行分类，一般适用于水文、气象、天文 等方面的科技文件材料分类。

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　　2.特殊载体档案，分为声像档案、电子档 案、实物档案 (1)声像档案一般分为照片、录音带、录像 带等类。 (2)电子档案通常分为一般文件、科技文件、 数据文件和命令文件等类。 (3)实物档案分为荣誉性实物、失效印章、 产品实物等类。荣誉性实物分为可折叠(如 奖状、锦旗、证书),不可折叠(如奖杯、 奖牌)等类；产品实物档案，按照“产品种 类——型号”分类。

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　　3.档案分类方案 全宗内档案分类方案，是用文字、字母或数 字标列各个类目名称，表示全宗内档案分类

　　体系 的纲要，是对全宗内档案实体进行分类整理排列 的依据，是归档文件上柜架分类排列放置的依据。 一个立档单位的档案是由不同职能部门在各 项工作中形成的，由于每个单位的工作职能有所 不同，其档案也会有不同门类，如一个乡镇机关 在职能活动中会形成文书、基建、设备、会计、 声像、国土、司法、乡镇规划与建设、实物等各 门类不同载体的档案；一个学校在教学、管理等 职能活动中会形成党群、行政、教学、科研、会 计、人事、基建、设备仪器、外事、出版、声像 及实物等各门类的档案。

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　　我们把有共同属性的档案分为一类，以一 个全宗为单位编制本单位各门类档案的分 类大纲，即分类编号方案。各单位应当结 合本单位的档案工作实际，编制全宗内档 案分类编号方案。例举不同性质单位设定 的档案分类类目如下：

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　　(1)管理型单位(机关、管理型企业、 社区、村)类目号用英文字母表示：文书类(类目号：A); 基建类(类目号：B); 设备类(类目号：C); 会计类(类目号：D); 人员类(类目号：F); 声像类(类目号：G); 实物类(类目号：H)。

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　　(2)生产型企业和科技事业单位(生产 企业、医院)类目号用阿拉伯数字表示：产品类(类目号：0); 设备仪器类(类目号：1); 基建类(类目号：2); 科研类(类目号：3); 文书类(类目号：4); 声像类(类目号：7); 人员类(类目号：8); 会计类(类目号：9); 实物类(类目号：10)。

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　　(3) 大学、高职院校、中小学、幼儿园 (简称学校)分类类目号用拼音字母表示：党群DQ; 教学工作JX; 产品生产与科技开发CP 仪器设备SB 出版CB 财会CK 实物SW 行政XZ; 科学研究KY; 基本建设JJ 仪器设备SB 外事WS 声像SX

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　　二、文书档案的整理(一)全宗、立档单位等基本概念

　　1.全宗：指一个独立的机关、组织或个人， 在社会活动中形成的档案的有机整体。凡 是一个机关、社会组织或著名人物，在工 作活动中形成的全部档案称为一个全宗。 同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档 案不能混淆。

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　　【小资料】

　　全宗初始定义：来源于一个特定机构(包括行政机关、公司、机构、 个人等)的所有档案叫做该机构的全宗。 现代定义：我国的全宗理论是在借鉴苏联模式的基础上逐步形成的。 我国认为：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的 档案有机整体，它的基本涵义有三点，即全宗是一个有机整体，全宗 是在一定的历史活动中形成的，全宗是以一定的社会单位为基础而构 成的。 形成：全宗一词来源与法国内政部的十四号通令，后来被归纳为“尊 重全宗原则

　　”,是来源原则形成的第一步。 构成条件：我国学习苏联的经验，提出“立档单位”,并规定了立档 单位的三个条件：独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、设 有管理人事的机构或人员。 主要标准：我国主要以两种角度划分全宗，一是按照全宗形成者区分 为机关组织全宗和人物全宗；二是按照全宗的范围和机构方式区分为 独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。 联合全宗：两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全 宗的档案构成的全宗。 全宗汇集：若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少的 具有某些相同特征和联系的档案构成的全宗。

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　　2.立档单位：即全宗的构成者，是形成全宗的独 立社会组织或著名人物，一个独立的单位和著名 人物就是一个立档单位。立档单位的三个条件： 独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、 设有管理人事的机构或人员。 3.归档文件：立档单位在其职能活动中形成的， 办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 4.文件的整理：归档文件以“件”为单位进行装 订、分类、排列、加盖归档章、编制归档文件目 录、装盒，使之有序化的过程。 5.案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保 管单位。

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　　6.立卷 ：将若干文件按形成规律和有机联 系组成案卷的过程。 7.全宗号：是档案馆给归档单位的代号。 8.档号：以字符形式赋予档案实体的用以固 定和反映档案排列顺序的一组代码。 9.件号：即文件的排列顺序号，它是反映归 档文件在全宗中的位置和固定归档文件排 列顺序的重要标识。以年度为界，每年必 须从1编起，不能跨年度连续编号，按保管 期限分别编流水号。

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　　件号包括室编件号和馆编件号。(1)室编件号的编制方法为：在分类方案的最 低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始 标注，每种保管期限各编一个流水顺序号， 如 2008年永久件号：1、2、3……82 ; 2008年30年件号：1、2、3……73 ; 2008年10年件号：1、2、3……243。 (2)馆编件号:单位档案移交给档案馆后由档案 馆填写。没移交的不填写。

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　　(二)文书档案整理要求

　　1.立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、 具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸 质文件材料必须齐全完整，已破损的文件应予托 裱，修复，字迹模糊和易退变的文件应予复制。 2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订 材料等应符合档案保护要求，归档文件上会生锈 的金属物应除去，并用细线或其它对纸张无害的 粘合剂重新将文件缝(粘)合。 3.凡文件尺寸大于A4纸规格的，

　　要按A4规格进行 折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。

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　　(三)、文书档案整理方法文书档案整理方法有两种： 1.“立卷”方法，适用于原手工管理档案的方 法。案卷是档案基本管理单位，在计算机管 理、检索档案已经十分普及的情况下，没有 案卷也可以方便查找档案，因此“立卷”整 理文书档案逐渐被淘汰。 2.按“件”整理方法。2001年开始推广的按 “件”整理方法，在整理程序上有较大简化， 这里只介绍以“件”为单位整理文书档案的 方法。

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　　3.文书档案归档整理流程图(图9-1)档案归档整理流程图 收 集 收集应归档的文件材料 判断文件是否归档 齐全完整 依照归档范围，慎重决定文件 去留 准确客观 分类方法科学、适 用保持相 对稳定 不空号、不漏号 便于保管利用 顺序相对固定 清晰、端正、件号不重、准确 录入的内容尽可能详细 准确 不同保管期限，不同机构的不 要装入同一盒 归档判断

　　确定期限

　　确定归档文件的保管期限 年度 —— 机构(问题或文号) —— 期限 只编没有页码的部分 用不锈钢钉或线单“件”装 订 按期限 —— 机构 —— 时间三个 层次排列 在每一“件”的上方空白处盖 档号章 有关的信息录入专用的档案管 理软件 按件号顺序装盒、上架 归档文件目录一式两份 写归档说明、装订成档案目录

　　分

　　类

　　编 制 页 码 装 排 订 序

　　盖 档 号 章电 脑 著 录 装 盒 排 架 打 印 目 录 编制检索工具

　　分保管期限按件号顺序打印归 档文件目录目录封面、背脊上的项目要填 写完整

　　说明：党群类和行政类文件分别各自整理归档，按永久、定期分开。 图9-1

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　　(三)文书档案整理步骤1.收集：收集是归档整理的前提和根本，没有收集齐全 完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的 历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须 保证齐全完整。收集范围是： (1)会议材料：本单位年度工作会议材料(总结、计划)、 表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级 工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发 表论文、考察报告。 (2)综合材料：会议记录本(党委、党组会议，行政、办 公会议)等；各类花名册、登记簿(干部职工、党员、专 业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿);年报表 (业务、党员、人事劳资等各种统计报表);各种介绍信 存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等)、协议、 合同。

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　　2.鉴定：立档单位将收集的文件材料，按照《机 关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 (国家档案局令第8号)的归档范围要

　　求，判断应 归档的文件材料必须归档，剔除不归档的文件材 料，不归档的文件材料主要有： (1)重份文件：指收文和本单位发文的重份文件。 (2)普发性文件：指上级、本级非隶属单位给本单 位的普发性不需办理的文件材料，任免、奖励非 本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件 等。 (3)未生效文件：如本单位代上级机关起草的未成 为正式文件的稿本等。

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　　3.装订：用不锈钢钉或线将归档文件以“件”为单位装订， 便于保管利用。 (1)整理单位：以“件”为归档文件的整理单位。文件正 本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一 件，转发文与被转发文为一件，计算机及其网络环境中形 成的正本与发文稿纸为一件；报表、名册、图册、会议记 录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本(册) 为一件；来文与复文为一件，未装订成套的会议材料各为 一件，正文与文件处理单为一件。 (2)文件的装订：归档文件按“件”装订，正本在前，定 稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；不同 文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文 件处理单的，文件处理单在前，正文在后。文件左侧、下 侧对齐，用不锈钢订书钉装订，较厚的文件采用“三孔一 线”的方法装订。

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　　4.分类：归档文件分类可以按年度-机构 (问题)-保管期限分类，即首先将归档文 件按年度分开，再分机构或者问题，最后 分保管期限。适用于机构规模较大，内设 机构相对稳定，分工明确，归档文件数量 较多的单位；也可以采用年度——保管期 限分类，就是将归档文件先按年度分类， 再按保管期限分类。适用于内设机构简单、 规模较小、归档文件数量不多的单位。同 一全宗应保持分类方案的一致性。

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　　(1)分年度

　　①先将文件按其形成的年度分开，一般文件归入文件形成年度， 法规性文件归入公布或批准年度，以落款日期为准。如2009 年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。 ②跨年度的请示与批复归入批复年度；跨年度的规划、计划一 般可归入文件内容针对的第一个年度。如2009年形成的 《2009-2010年工作规划》应归入2009年度；跨年度的会议 文件，可以归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料 应归入结案年度。如某单位2007年立案、2008年结案的某信 访案件材料应归入2008年。 ③几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的 文件日期为准。来文与复文为一件，以复文日期为准。 ④会议记录本，以该本最后一次会议

　　记录时间为准。 ⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容、格式、字体以 及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期 或近似日期，并据此按年度合理归类。

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　　(2)分问题 将文件按其内容所反映的问题、事物分类 组合。会议文件按届次组合；统计报表、 名册等文件按照格式名称组合；单位在管 理和业务工作中形成的文件一般按单一问 题组合；工作计划、总结等文件可以按责 任者或名称组合；简报按名称或期号组合； 其他文件材料可按照特殊形式组合。

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　　(3)分机构

　　机构是指本单位内设机构，不是上级发文单 位。采用机构分类，有一个机构就设置一个 类，哪个机构发文或者承办的文件就归入哪 个机构的类别。 例一：某公司内设行政部、财务部、人力资源 部、服务部、技术开发部、业务综合部、信 息整理部等7个机构，行政部每年形成和收 到承办的文件就归入行政部一类，人力资源 部形成或承办的文件归入人力资源部一类。 各类档案按照机构习惯的顺序排列。

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　　(4)分保管期限

　　将归档文件按永久、定期(30年、10年)分类。 根据《机关文书档案归档范围和保管期限》概括分类如下：

　　①反映单位主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织沿革、 机构设置、人员编制等文件材料永久保存。②反映单位行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政 管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等 文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、 合同、协议、国有资产管理等文件材料永久保存。

　　③反映单位主要职能活动的重要文件材料。如：党组(党委) 会议记录、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题 会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料； 本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、 请示、批复、外事活动文件等永久保存。

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　　④反映单位人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材 料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留 职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评 审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等在反 映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和 职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机 关形成文件的重点和核心永久保存。 ⑤上级针对本单位的文件或属于本单位主管业务的永久保存。 如同级党委、政府关于本单位机构设置、领导人任免、人 员编制等文件；上级机关对本单位或人员的表彰文件；上 级机关对主管业务工作的规划、意见、批复

　　等永久保存。 其他需要贯彻执行或查考的保存10年。 ⑥本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般 的保存30年或10年。 ⑦同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材 料保存10年。 ⑧下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般 的保存10年。

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　　例二：某某单位采用年度-机构-保管期限分类法， 2009年产生的文件就应该先按照办公室、人事处、 组织部、宣传部、团委、工会等机构分开，各个 处的文件再按照永久、30年10年分开。 例三：某学校按照年度-问题-保管期限分类， 2009年形成的党群类文件就应该按党务综合 DQ11、纪检DQ12、组织DQ13、宣传DQ14、统 战DQ15、工会DQ16、团委DQ17等各类问题分 类，再按保管期限分类。 例四：某单位采用年度-保管期限分类法，2009年 形成的归档文件直接按照永久、30年10年分为三 类。

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　　5.排列 (1)把同一年度的文件按照永久、30年、10年三 个保管期限分开，即三条流水号分开排列，同一 保管期限的排在一起，不同保管期限再分别排序， 不同年度、不同保管期限的文件不能排在一起。 (2)在同一保管期限内，把同一机构或相同问题、 有内在联系(同一次活动、同一项工作，同一个 会议)的文件排在一起，即同一事由的相关文件 排列在一起。排列顺序应相对固定。 (3)在同一保管期限、同一机构、相同问题或事 由内按成文时间的先后顺序排列。

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　　6.编号：归档文件编号是指将归档文件在全宗中 的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文 件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位 置得以确定，并为后续的编目工作以及查找利用 档案的存取提供了条件。 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文 件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内 容。归档章设置如图9-2所示： 全宗号 年度 室编件号馆编件号

　　机构或问题 保管期限图9-2

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　　【小实例】:某某学校党群综合类2008年永久的第一份 文件盖的归档章：2008 1

　　DQ11

　　永久

　　说明： (1)全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，档案室如没 有全宗号可暂时不填。 (2)年度是文件形成的年度，以4位阿拉伯数字标注公元 纪年，如2008。 (3)室编件号是档案室根据不同的保管期限分别从1开始 编制的流水号。 (4)机构(问题)文件形成或主办部门的简称或代号，学 校按问题分类，填党群DQ或行政XZ的类目号。如DQ11是 党群综合。 (5)保管期限：填归档文件的保管期限，如永久。 (6)没有移交档案馆，不填馆编件号。

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　　7.编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序

　　编制归 档文件目录(表9-1)。归档文件应逐件编目。来文与复 文为一件时，只对复文进行编目。 表9-1 归档文件目录责任者 某某局 某某局 文号 某人字【2008】 1号 某人字【2008】 2号 题名 日期 页数 备注 关于李某某同志任 2008 0105 职的通知 关于王某某同志任 2008 0106 职的通知

　　件号 1

　　2 3 4

　　归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

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　　8.装盒：是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒。 装盒要求： (1)不同年度，不同保管期限、不同机构形成的文件不能装 在同一档案盒内。 (2)归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归 档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文 件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时， 同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在 以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，很难再找 到。 (3)档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位作用，因 此不要求同一事由的归档文件装入一个盒内，只须按照文 件排列顺序依次装盒，一盒装满后再装入下一盒，顺次装 盒即可。

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　　(4)备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要 的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期 (图9-3)。 ①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文 件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。 整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应 在备考表中加以说明。 ②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。 ③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整 理质量的监督检查。 ④日期：填写归档文件整理完毕的日期。备考表 第5件缺第5页。第6件是传真件，字迹模糊，已经复印附后面。 整理人：张某某 检查人：陈某某 2008年12月1日

　　图9-3

　　档案盒封面和脊背填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必 备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间 用“-”号连接。

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　　9.上架排列 同一年按永久、30年、10年顺序上架排列， 各期限适当留有空隙，便于插件和移交档 案馆。

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　　10.编制检索工具 (1)归档说明(全宗说明)内容包括本单位主要工 作概况、本年度内设机构及机关党政主要领导任 职变化情况；本年度文书档案归档情况(含归档 工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量， 有何缺陷等)。 (2)打印归档文件目录(采用标准A4型纸打印)。 (3)装订归档文件目录夹，将归档说明、归档文

　　件 目录(永久、30年、10年)合订成册，归档文件 目录夹封面(图9-4)、脊背(图9-5)设置全宗 名称、年度、保管期限、机构问题等项。

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　　《归档文件目录》夹式样 《归档文件目录》夹脊背式样归档文件目录 全宗名称 某某学校 年 度 2006-2008 保管期限 永久30年10年 类 别 党群DQ归档文件目录 全宗号 年 度 2006-2008 保管期限 永久、30、10

　　类 别 党群DQ图9-4 图9-5

　　说明：全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如： 2006-2008年 保管期限：根据目录中文件的保管期限填写。如：永久、30年、10年。

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　　第二节

　　档案的保管

　　档案保管是指档案的保存和管理。是保护 档案安全、防止档案损坏、延长档案寿命 采取的相关措施。档案保管的任务是解决 档案易损性与社会长期利用需要的矛盾。 只有最大限度地延长档案寿命，才能满足 社会长远需要。

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　　一、档案保管的物质条件(一)档案用房 1.档案用房要求：档案库房、办公室、阅览室三分 开，力求达到布局合理，安全实用。 2.档案库房的选址要求：选择地势较高、场地干燥、 排水通畅、空气流通、朝向良好、环境安静的场 所。应远离易燃、易爆场所和有污染腐蚀性气体 源的下风向、及高压电线下，避开卫生间、水房。 档案库房楼面荷载应为5KN/㎡,采用密集架时， 不应小于12KN/㎡。库房设于地下时，必须采取 防潮、防水措施。库房设于顶层时，必须采取隔 热措施。立足长远，留有扩建余地。

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　　(二)库房设备要求：配置抽湿机、空调机、吸尘 器、灭菌杀虫机、温湿度测量计、灭火器材等防 火、防潮、防尘、防光、防高温、防有害生物等 设施。 (三)档案装具 档案装具指存放档案的箱柜和密集架，是保管档 案必须具备的物质条件。档案库房装具的存储定 额指标：五节档案柜每平方米(使用面积)不得小 于2.70m或180卷；密集架每平方米(使用面积)不 得小于7.20m或480卷。

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　　1、档案柜 档案数量不多的单位可以使用档案行政部门负责监制的五节 档案柜。能防光、防尘、防火，便于搬动。 2、密集架(图9-6) 活动式密集架分为手摇式和电支式两种。其容量大、占地 少、可以自由组合，防光、防尘、防火。但是体积大、负 重大、对库房负载能力要求较高，地面要铺设轨道，费用 较高，适用于档案馆和档案数量较多的大型企事业、高校 等单位。

　　图9-6

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　　(四)包装材料 卷皮、卷盒是包装档案的基本材料，使用卷皮和 卷盒能防尘和减少磨损、延长档案的使用寿命。 1、卷皮的规格(长X宽)一般为300mmx220mm。 280mmX210mm,厚度有lOmm、15mm和2

　　0mm 三种。 2、卷盒的规格(长X宽)一般为300mmX220mm,厚 度有30mm、40mm、50 mm。

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　　二、档案保管技术(一)档案库房的管理 档案库房管理要有严密的管理制度，贯彻 “以防为主、防治结合”的方针，制定 《档案库房管理制度》落实档案库房的安 全检查措施。主要包括管理人员进出、档 案材料进出规定、档案的安全检查、库房 “八防”要求、库房卫生管理等。

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　　【小案例】:广州市档案局开展档案安全检查工作

　　3月4日，广州市国家档案馆库房8楼的一台空调出 现故障，致使空调机雪种泄漏通过冷气管道造成部 分库房出现大量白色烟雾，虽然未造成明显影响， 但也给档案馆库和档案安全保管敲响了警钟，为此， 广州市国家档案馆专门召开安全工作会议，落实了 管库安全整改防范措施。为进一步加强档案安全保 管工作，在全市范围内开展档案馆库和档案室安全 检查工作提出如下通知：一、充分认识档案安全保 管工作的重要性 二、认真开展档案安全检查工作 三、建立健全档案安全保管工作机制 四、确保当按 摩信息系统的安全……资料来源: 2010-03-09 广州 市档案局文件 穗档【2010】19号

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　　【小实例】 某某单位档案库房管理制度

　　1、档案库房门锁、箱柜钥匙由专人保管，非档案人员未 经许可不得随意进入库房。 2、档案库房门窗必须坚固安全，安装防盗设施，并设防 光窗帘，坚持每天下班前检查门窗及电源开关，确认关闭 后才能离开。 3、进入库房内要须换拖鞋，保持干净整洁、通风干爽， 档案柜排列合理整齐。定期打扫卫生保持清洁。 4、档案库房不存放易燃易爆物品和杂物，严禁吸烟，禁 止使用电炉等用电器，配备有灭火器材，并定期检查更换。 5、库房要配备温湿度测量仪、空调、抽湿机。坚持每天 观察库房温湿度，做好记录，确保室内温湿度在规定范围 内。 6、档案入库先进行物理杀虫灭菌和除尘，档案柜内放置 杀虫药物，定期检查档案有无虫蛀、霉变、字迹褪色等问 题，一经发现及时处理，做好灭虫和档案修复工作。 7、节假日前对库房进行一次全面检查，堵塞漏洞、消除 隐患，发现问题应及时处理。

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　　(二)档案保护的“八防”措施保护档案要切实做好 防火、防光、防尘、防 盗、防潮、防虫、防霉、 防有害气体等防范措施。

　　1.防火 严格选用防火、耐火建筑材料；配备必需的消防设施(灭 火剂类型：二氧化碳灭火剂、干粉灭火剂、卤代烷灭火剂； 灭火装置 ：全自动灭火 )制定并落实消防安全管理制度、 防火安全责任制；定期开展安全检查，排除电线、吸烟隐 患 ；根据《档案馆建

　　筑设计规范》要求，一般档案库房 建筑的防火要求不低于二级。在库房标识“严禁烟火”警 示牌。

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　　【小案例】:保险公司档案被火烧毁

　　贵州贵阳一大厦发生大火，保险公司部分档案被火烧毁。 随后，记者跟着扑火的消防官兵来到了大楼4楼。4楼是中 国平安人寿保险股份有限公司贵州分公司中华北路营销服 务部，着火的是公司的一间档案室，里面存放有大量档案， 着火的是靠近窗户的几个档案架，其中一部分档案已经被 火烧毁。参与扑救的消防官兵正利用水枪等，对着火物品 展开扑救。 该公司一工作人员称，当天下午3点左右，员工们突然 发现办公室内有呛人的黑烟。值班的保安急忙拎着灭火器 四处寻找。最后发现黑烟来自公司的档案室。他们急忙叫 人打开档案室的大门，让赶来的消防官兵进屋扑救。一会 儿后，他们下楼查看发现，只有1楼一个杂物间和他们档 案室发现有明火。火究竟是从哪开始燃起来的呢？他们也 不得而知。 到当晚7点30分左右，现场大火被扑灭，无人员伤亡。 目前，有关部门正在调查火灾原因。

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　　2.防光

　　光对档案制成材料的破坏，对于纸张而言，光线中 的紫外线对档案有强烈的破坏作用，易使纸张发黄、 变脆、机械强度降低，字迹退色，尤其对蓝图、底 图的破坏作用更为严重；光对照片、磁带、光盘都 有不同程度的破坏作用。由于紫外线的能量与主要 档案材料的能级范围较为接近，极易被档案材料吸 收，因此，在危害档案的各种光中紫外线是最重要 的。防紫外线是防光的重点。 防光措施： (1)库房窗子要少，东西向不宜有窗，南北向的 窗应小而窄，并设庶阳措施。 (2)库房的窗玻璃应采取一定的防紫外线措施， 如用毛玻璃、花纹玻璃、涂刷紫外线吸收剂(如水 杨酸酯类、二苯甲酮类等)。

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　　【小知识】:档案库房的照明灯具最好选用40W 或60W白炽灯和防紫外线灯，不宜使用普通日光 灯管。普通日光灯输出的光谱中含有紫外线，这 些紫外线的波长普遍在500nm 以下，会引起纺织 品、彩色印刷品褪色，加速纸张、塑料、食品等 物质的老化，对需要长期保存的档案是有害的。 白炽灯采用金属钨拉制的灯丝高温发光，没紫外 线。

　　白炽灯

　　防紫外线灯

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　　3.防尘

　　灰尘对档案制成材料的 破坏作用：如增加纸张 的酸度，降低纸张强度， 污损档案、传播霉菌， 同时还引起档案页面磨 擦，使耐酸性较差的字 迹(如复写纸等)发生 不同程度的褪色。灰尘 含有粘土，甚至使档案 粘结成档案“砖”如图 9-7.

　　图9-7

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　　4、防有害气体危害档案有害气体有：二氧化硫(SO2)、硫化氢；二氧化

　　氮(既是一种酸性又是种氧化性气体);臭氧；氯气等。有害 气体一般是通过产生酸和氧化作用对档案制成材料产生破 坏。 防有害气体与灰尘的措施： (1)正确选择档案库房的地址是防有害气体与灰尘的经 济而有效的办法。 (2)注意档案的密闭保存，如使架、柜、箱、盒、袋等。 (3)绿化植物能过滤有害气体，阻挡和吸附灰尘。 (4)库房应选用质地坚硬耐磨、光滑且易清洁的材料作 围护结构的表面； (5)库房定期进行清扫 。档案入库前要进行除尘处理， 进入库房的人员要换工作服着拖鞋等。 (6)净化与过滤，配备吸尘设备。使用空调装置过滤灰 尘与有害气体一般能收到较好的效果。对有害气体的净化 需要用活性碳过滤器。

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　　5. 防霉

　　危害档案文件耐久性的微生物主要是细菌和霉菌。 霉菌对档案制成材料的破坏是：分解纸张，降低 机械强度；增加制成材料的酸度；污染档案；增 加档案的湿度(吸水和粘连);分解各种磁带、 照片等。如图9-8常见霉菌 — 根霉

　　图9-8

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　　损害档案的微生物的预防措施： (1)严格控制库房温湿度。即控制温度在 14℃~24℃,湿度在45%—60%(胶片档案 30%-40%)。 (2)净化入库房的空气。 (3)检查入库的档案。 (4)搞好库房的清洁卫生。 (5)配备符合标准的档案装具。 (6)保持工作人员的清洁卫生。 (7)采用安全有效的防霉剂。

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　　消毒灭菌的方法很多， 但由于档案制成材料本 身的特殊性，所以在采 用灭菌方法时，必须特 别慎重，遵循对纸张、 字迹、胶片等物质材料 不能有任何损伤，对环 境污染小，对人体无害， 灭菌效果好的原则。可 采用自控式档案杀虫防 霉机(图9-9)、真空 冲氮消毒机、臭氧消毒 杀菌机、文件消毒柜、 静电灭菌除尘机等。图9-9自控式档案杀虫防霉机

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　　6.防虫

　　在我国，危害档案图书的害虫主要有烟草甲、档 案窃蠹、黑皮蠹、德国蜚蠊、书虱、毛衣鱼、药 材甲、花斑皮蠹、东方蜚蠊、白蚁等十多种。如 档案窃蠹(图9-10).

　　图9-10 档案窃蠹

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　　【小案例】:四川百万重点档案虫蛀霉变

　　四川省有100万卷国家级、省级重点档案被虫蛀，出现霉变 现象。这些档案有的是中国独一无二的，极有价值。四川 省档案局副局长李荣忠说，这100万卷档案，大多记录的是 元、明、清至新中国建国前的历史，许多档案在国内外档 案界具有重要的影响，如数量达11万卷的清代四川巴县档 案是我国唯一全面记载清代地方基层政权和当时社会全貌 的档案。此外还有太平天国翼王石达开被杀全过程的档案、 太平军在宜宾地区发布的布告等。而数量达3万多

　　卷的盐业 档案则是反映我国古代盐业状况的权威档案。

　　被虫蛀的档案

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　　预防档案害虫的措施：预防档案害虫的措施： (1)要搞好清洁卫生，档案库房内不应堆 放任何杂物，严格出入库房的制度。 (2)入库前的档案和档案库房要严格消毒， 定期检查、施放防虫药。 (3)采用化学杀虫法：蒸熏杀虫法(环氧乙 烷、溴化甲烷、磷化氢等) 消灭档案害虫。 (4)采用物理杀虫法：高温和低温杀虫， 钴60-r射线辐照杀虫，气调杀虫。

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　　7.防盗 档案馆的外门及首层外窗均应有可靠的安 全防护设施。根据《档案馆建设标准》, 档案馆建筑应设置门禁、报警、监视监控 等安防系统。安全保管库房钥匙。 8.防水 档案库房内及附近没有水源，库房地势不 能过低且远离易发洪水的地方。

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　　(三)库房的温湿度控制。

　　1.库房标准温度为14℃—24℃(2℃),标准相 对湿度为45%—60%(5%)。 每昼夜波动幅度要求温度不得大于2℃、相对 湿度不得大于5%。库房 温湿度范围 采暖期 夏季

　　温 度相对湿度

　　14℃~24℃ 不小于14℃45%-60% 不小于45%

　　不大于24℃不大于60%

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　　档案部门把库房内高于30℃的温度即称为高温。 高温的危害纸张、字迹、照片、磁带等都有害处， 而且有利于档案有害生物的生长与繁殖，加速各 种有害杂质对档案制成材料的破坏；档案保护中 把0℃以下的温度称为低温。这个温度下，纸张中 的安全水分会结冰造成纸张柔软性的下降，还能 使声像档案胶片乳剂层收缩变硬，使其机械强度 和柔软度下降；相对湿度高于70%的环境湿度称 为高湿 。高湿加速纸张纤维素的水解、使字迹发 生洇化褪色、照片变形及清晰度下降、有利于档 案有害生物的生长繁殖；低于35%的环境称为低 湿。低湿会使纸张失去安全水分发干变脆，降低 纸张的强度，并使胶片和录音、录像带的带基变 形，降低柔韧性，引起乳剂层脱落。

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　　【小知识】温度与湿度及其测量温度是衡量物体冷热程度的物理量，一般用摄氏温标来计量：在一个标准大 气压力下，纯水开始结冰时的温度(冰点)为零度，记作0℃,纯水开始沸腾 时的温度(沸点)为100度，记作100℃,中间相差100等分，每一等分为摄 氏1度即1℃。 测量温度的仪器有 1、液体温度计：酒精温度计、水银柱温度计 2、金属温度计：自记式温度计(分日记和周记)测量原理：将两片不同特性的 金属片固定在一起，利用两种金属在相同温度变化下膨胀和收缩的程度不一 样而产生推动力，使记录笔与温度的变化成正比地走动，在原来标定的刻度 上记录下温度的变化情况。 湿度是用来

　　表示空气中含水的多少，即空气潮湿和干燥的程度。 绝对湿度：是指单位体积空气中实际含水蒸汽的重量，其单位用克/立方米 (g/m3)表示。 饱和湿度：指的是某一温度下单位体积空气所能容纳最大限度的水蒸汽的量。 饱和湿度在不同的温度下有不同的数值，温度越高，其值越大。 相对湿度：就是单位体积空气中实际所含水蒸汽的重量与同温度下饱和状态 所含水蒸汽的百分比。 相对湿度=绝对湿度/饱和湿度 X 100% 温度、绝对湿度、相对湿度、饱和湿度之间的关系是：不同的温度下有不同 的饱和湿度。温度越高，饱和湿度越大。温度不变时，绝对湿度增大，相对 湿度也增大。它们是正比的关系。当绝对湿度不变时，温度升高，相对湿度 减小；温度降低，相对湿度增大。当相对湿度不变时，温度升高，绝对湿度 必然增大；温度降低，绝对湿度将减少。

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　　2.温湿度调控手段 (1)密闭门窗。如果门窗过大，缝隙过多，可在其边沿嵌 以绒布条、毛毡条(铁门、铁窗框可嵌以橡皮条)。其他 缝隙可用防潮纸、环氧树脂粘结剂加以密封。还可在库房 门口设置过渡间(避风阁),增设门帘，并在库房门的上 方安装气幕防潮装置。 (2)有计划地通风。作用：通风不仅可以调节库内温湿度， 还可以调节库内空气流速、空气洁净度、有害气体的浓度。 库内外温差较大(如10℃以上)或梅雨季节、库外温度低于 库内露点温度1℃~2℃时，不宜进行通风，以防库内产生 结露现象。自然通风在天气晴朗的上午9—11点通风。通 风时应注意防虫防鼠。 (3)使用技术设备(空调、抽湿机等)降温、降湿。目前 较普遍的都是采用空调设备来降温。档案库房降湿既要减 少甚至隔绝库外湿气的来源，又要不断地排除已有的库内 湿气。普遍采用去湿机和对档案无不良影响的吸潮剂(无 水氯化钙、硅胶等)。

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　　(四)库房内装具排列编号

　　库房内装具排列的各部分尺寸是：两行装具间净 宽不应小于0.80m,装具端部与墙的间隔不应小 于0.60m。装具背面与墙的间隔不小于0.080.10m。 库房内档案装具布置应成行地垂直于有窗的墙面， 外墙采光窗宜与档案装具间的通道相对应，当无 窗时应与管道通风孔开口方向相对应。 库房档案箱柜排列要编制顺序号，以库房为单位 流水编号，从门口起自左向右、(一套档案柜) 从上至下，回行时从右到左的次序编号。档案入 库时按不同门类档号顺序排列。各库房应有档案 柜分布索引图即档案存放位置示意图见9-11。档 案柜编号见图9-12。

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　　【小实例】: 某某单位库房档案存放位置示意图门 西 南 东 北教学

　　档案 9-1 至 9-5 基建档案 10-1 至 10-5

　　学院党群 1-1 至 1-5

　　学院党群 2-1 至 2-5 过 道 教学档案 7-1 至 7-5 基建档案 12-1 至 12-5 过 道 学院出版 17-1 至 17-5 会计凭证 22-1 至 22-5 过 道 会计凭证 27-1 至 27-5

　　学院行政 3-1 至 3-5

　　学院行政 4-1 至 4-5

　　库 房 档 案 柜 分 布 索 引 图

　　教学档案 8-1 至 8-5 基建档案 11-1 至 11-5

　　科研档案 6-1 至 6-5 基建档案 13-1 至 13-5

　　科研档案 5-1 至 5-5 基建档案 14-1 至 14-5

　　产品开发 19-1 至 19-5 财会档案 20-1 至 20-5

　　学院外事 18-1 至 18-5 财会档案 21-1 至 21-5

　　声像档案 16-1 至 16-5 会计凭证 23-1 至 23-5

　　仪器设备 15-1 至 15-5 会计凭证 24-1 至 24-5

　　会计凭证 29-1 至 29-5

　　会计凭证 28-1 至 28-5

　　会计凭证 26-1 至 26-5

　　会计凭证 25-1 至 25-5

　　说明：党群类档案放入第一组1-1至1-5、第二组2-1至2-5档案柜中；行政类档 案放入第三组、第4组档案柜中；教学档案放入第七组到第九组档案柜中。

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　　【小实例】某某单位档案柜编号图9-12.

　　档案柜编号 箱号 2-3全宗号

　　全宗名称

　　类别

　　DQ

　　目录 号

　　保管 期限

　　年度 案卷号

　　2008

　　永久

　　图9-12

　　说明：本箱号表示库房第二组第3节档案柜放置的是2008 年文书(党群)档案永久卷。

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　　【小资料】:荣昌县档案局民国档案抢救历程

　　荣昌县档案馆原存民国档案12033卷，形成于1912年-1949年，是荣昌县民国时期形成的反映该时期社会、经济 发展的真实历史见证。 1950年，接管后的民国档案很长时间无人保管，又因 房屋漏雨，档案被多次淋湿；翻修房屋时又将档案堆放在 露天坝，致使民国档案出现了虫蛀、鼠咬、霉烂等情况。 1953年，县人民政府秘书邓某某派人烧毁、卖掉民国时期 城关区三青团、地方法院档案5000多斤。1961年，由于 高温高湿影响和人为原因，发生了民国档案严重霉变和虫 害的事件，对401卷档案的抽查统计表明，有255卷生霉， 占60.2%,少数霉变严重的已经开始结成块状(其中军法 室的档案大部分结砖，根本无法提供使用),长有细密绒 毛，并侵入卷内文件，引起字迹模糊褪变；普遍开始生虫， 并不断蔓延，一般情况发现有虫伤、虫卵和少许幼虫，严 重的已咬成细密蜿蜒的孔道，卷皮被咬成米筛状，部分文 字被咬掉。民国档案的载体多属“水纸”,拉力差，加之 形成时间早，搬迁次数多，纸张破损量大，字迹褪变比较 严重。

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　　随着社会档案意识的不断提高，对民国档案重要性的认 识不断增强，其抢救工作也在逐步推进：1964年，抽调 10名骨干对全县历史档案进行了摸底调查，清理出民国档 案和资料4883卷；1968年，对全县民国档案再次进行清 理和整理，共计清整11944卷；1972年，对卷皮破损的档 案更换

　　卷皮，分为118、01、120、121、122等5个全宗 入库保管，数量增加为12033卷；2001至2003年，结合民 国档案案卷级目录的采集和报送工作，县档案局，精心制 作工作方案，积极组织了民国档案的清理、鉴定、采集， 保存民国档案7263卷、清代档案13件，并对部分破损的 纸张进行了裱糊和更换卷皮； 2008年正式启动国家重点 档案抢救工作以来，荣昌县档案局对国家重点档案的抢救 工作进行了系统严格的组织安排，做到重点突出，统筹兼 顾，至今已完成民国荣昌县政府、财政科和税务局共计 2665卷纸质档案的所有抢救工作，共计裱糊18288页、拟 写和录入目录68025条、原文扫描412676页。

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　　荣昌县档案局(馆)一直重视档案的安全防护工作，坚持 专人保管馆藏档案制度，按照档案“八防”要求，做好库 内外温湿度的测记和应急措施的落实；规范馆藏档案及内 部清洁卫生制度，库内按档案密度放置相应数量的防虫药， 每两年对馆藏档案进行一次消毒杀虫处理；不断完善保管 条件，配备了足够的空调和除湿机，确保馆藏档案的安全、 完整。经抽查，我馆馆藏民国档案经过抢救、没有再发生 虫蛀、鼠咬、霉变、字迹褪变、结砖等情况，保留的7263 卷档案得到了妥善保管。 另外，对2001至2003年期间经鉴定没有保存价值的档 案(比如军法室已经结成纸砖的档案、所记载内容缺乏可 利用性的档案),我局仍然坚决按照“只字片纸不准销毁” 的原则纳入专库保留，但这部分档案的存与毁也成了我们 面临的一个难题：存吧，又确实没有利用价值，继续保存 只是浪费更多的人力、物力和财力；毁吧，国家又规定不 能销毁。我们期望上级部门能从实际出发，针对这部分档 案制定出切实可行、便于操作的方案、办法，以减少保管 压力。

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　　第三节 档案统计一、档案统计工作概述 上世纪八十年代初期，国家就建立起了全国统一 的档案统计工作制度，设置了档案事业发展的统 计指标体系，制订和下发了全国统一填报的档案 工作统计报表样式，并将档案统计工作纳入了国 家统计局管理，其获得的统计数据成为制定档案 工作经费预算、确定人员编制、馆库建设等的政 策依据。对馆藏量的统计可为档案事业的科学决 策提供准确依据。

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　　(一)档案统计工作概念 档案的统计，是以表格和数字形式揭示档 案和档案工作情况的一项基础性工作。 (二)档案统计的任务和工作体系 档案统计的任务是对档案和档案管理工作 发展情况进行统计调查分析，提供统计资 料，实行统计监督。目前，我国档案统计 工作体系分为四个层次：

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　　1、全国档案工

　　作基本情况统计；由国家统计局批 准，国家档案局组织实施。现已实行全国档案事 业统计年报制度，实行统一上报软盘，计算机汇 总。 2、专业系统档案工作情况统计；主要由各专业主 管机关组织进行。 3、地方(包括省、市、地、县各级)档案工作基本 情况统计；主要由地方各级档案行政部门组织进 行。 4、档案馆、档案室档案工作情况统计。主要由各 档案馆和档案室组织进行。

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　　(三)档案统计工作对象 档案统计工作的对象是档案、档案管理和 档案事业领域内可进行量化描述与量化研 究的范畴。包括档案工作机构、人员数量、 工作水平状态；档案设备、库房经费情况； 档案利用、发挥社会效益情况等。

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　　二、档案统计工作的形式和要求(一)档案统计的形式 1、基本情况统计。 主要形式是统计报表。是下级档案行政机 关和档案馆(室),按照统一规定格式向 上级档案管理机构报送的表格，特点是填 报单位要以原始记录为依据，按照规定的 格式和规定时间填送报表。

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　　2、专门调查统计 根据特殊需要，制发专门表格，单独对某一方面 工作和情况进行调查统计，是统计报表的补充形 式。有普遍调查和抽样调查两种类型。 (1)普遍调查是指对调查范围内的所有对象进行的 逐一调查， (2)抽样调查则是在调查范围内采用一定方法选择 部分对象作为样本所进行的调查。抽样调查选择 样本的方法分为随机抽样调查和非随机抽样调查 两种类型。 上述两种专门调查的类型具有不同的功能，在实 际工作中究竟采取哪种方式，应根据统计工作的 目的、具体任务以及对象的特点确定。

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　　(二)档案统计的要求建立档案统计工作制度，保证档案统计工作的准确性、真 实性、客观性，做到统计工作科学化、规范化、体系化、 制度化。例如某某单位档案统计制度： 1、综合档案室设立归档文件档案目录、案卷目录、年度档 案综合管理台账，及时做好档案保管状况的统计。

　　2、做好档案接收、移交和销毁登记工作。3、每年统计一次库存综合档案情况，包括档案总数量、各 门类档案数量、库房及设备情况、档案人员变更情况。 4、每季度统计一次档案利用情况，包括借阅人次，卷、件 数、利用目的以及利用效果。

　　5、平时要做好档案借阅登记和利用效果追踪记录。

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　　三、档案统计工作的内容(一)档案构成统计 档案构成统计是档案馆(室)全部档案材料现有 数量和状况的一种统计。要求将档案馆(室)内 的全部档案以其来源性质分组为：建国后档案、 革命历史档案、清代以前档案、民国档案等部分， 并以此说明现有档案

　　的数量和状况。 (二)档案利用统计 档案利用统计是档案馆(室)各种类型档案被各 单位、各项工作利用的情况的统计。

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　　(三)档案工作人员情况统计 档案工作人员情况统计对于了解研究档案馆(室) 工作人员的数量、性别、年龄、职称的比例及岗 位培训情况等，具有重要的作用。 (四)档案馆(室)状况统计 档案行政管理机关的任务之一是负责档案馆网的 规划与筹建，了解档案室建设的情况。档案室是 现行机关档案集中保管档案的机构。档案行政管 理机构要对档案室的建立情况进行统计。

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　　四、档案统计工作的步骤和方法

　　建立健全各门类档案和综合统计台帐。由 专人负责统计档案接收、整理、利用、移 出、销毁和库存内各种情况数据，并按档 案行政管理部门和上级主管部门的要求及 时报送各种报表

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　　(一)做好档案登记工作 档案工作登记主要涉及档案管理过程中 发生的一些重要情况和一些基本的工作行 为、事实、数字，其中提供利用是其登记 的重点内容。本节重点介绍档案工作登记 的主要几种形式：

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　　1.档案登记工作内容 (1)档案接收登记

　　①档案收进登记簿 档案收进登记簿主要用于档案馆和规模较大的档案室，是档案管理机构 记录档案进室(馆)情况的登记形式。它能够反映档案室(馆)接收各种档 案的时间、来源、数量和状态，显示各个时期档案的增加情况，以及 准确报告档案的接收况见表9-2。 表9-2 档案收进登记表接收日期 移交单位 文据(名称、 全宗名 称 日期、 号数) 全宗号 档案数量 卷 件 米 档案状况 说明 备注

　　序号

　　移交人签名：

　　接收人签名：

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　　②档案移交清单 档案移交清单用于机关、学校等档案规模不大的单位，内部 各部门向档案室移交档案的登记形式(表9-3)。 表9-3 档 案 移 交 清 单序号 档案名称 件(页) 备注

　　1

　　2

　　3

　　4

　　移交人签名：

　　接收人签名：

　　接收日期：

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　　(2)档案借阅登记档案借阅登记是档案室(馆)提供档案利用时形成的登记 形式。它记录了档案借阅、借出利用的情况，同时又是档案 室(馆)向利用者提供档案利用时履行的一种交接手续凭据 (表9-4)。 表9-4 档案借阅登记表序号 档号 档案名称 卷、件数 借阅人姓名 借阅(出)目的 借阅日期 归还日期

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　　(3)档案复制、摘抄登记表 档案复制、摘抄登记是利用者到档案室(馆)提出复制、摘抄 档案的要求，档案室(馆)向其提供档案复制件、摘抄件过程 中形成的一种登记形式。档案复制、摘抄登记的作用是记 录利用者复制、摘抄档案的申请，履行批准手续，确认复 制、摘抄档案的事实(表9-5)。表9-5序号 姓名 利用者

　　单位 标题

　　档案复制摘抄登记表复制摘抄档案 档号 件页 用途 审批人 意见 签名 日期

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　　(4)档案利用效果登记 档案利用效果登记是档案室(馆)对每次档案提供利用成效 进行跟踪调查所形成的登记形式，对档案室(馆)了解用户 需求、了解档案发挥的经济效益和社会效益具有重要作用。 档案利用效果登记簿(表9-6)表9-6案卷或文件标题

　　档案利用效果登记薄利用人姓名 单位 日期

　　利用目的

　　利用效果

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　　(5)档案销毁登记 经过鉴定认为无保存价值的文件材料应当销毁。销毁档案，应由单位 分管档案工作的主要领导、办公室主任、档案室主任及档案专业人员 组成的档案鉴定小组负责实施，对确实无保存价值的档案，鉴定小组 要写出销毁报告，造册登记，经主管领导审核批准后，由鉴定小组指 定人员送指定造纸厂化浆销毁和监销。档案销毁后，销毁人和监销人 要在销毁清册上签名，以示负责，档案销毁报告和销毁清册一份档案 室归档，一份报上级档案局备案。档案销毁清册格式见表9-7。表9-7序号 1 案卷或文件题名 年份 档号或文号

　　档案销毁清册件或页数 原保管期限 销毁原因 备注

　　2

　　3

　　4